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Problem:


Gibt es im Collaboration Hub (oder anderswo) die Möglichkeit, automatische Benachrichtigungen zu bestimmten Terminen (quartalsweise, jährlich etc.) zu hinterlegen, um an Prozessschritte erinnert zu werden? Der Vorgesetzte soll auch benachrichtigt werden, bevor die Diagramme veröffentlicht werden.



Solution:

In dem Process Manager bzw. Collaboration Hub können Sie keine Erinnerungen einstellen. Bei diesen wird nur eine Benachrichtigung verschickt, wenn es Änderungen in den konkreten Prozessen gab (bspw. neue Version veröffentlicht bzw. gespeichert)

Sie können Erinnerungen und Prozessautomatismen mit dem Workflow Accelerator abbilden. Wenn ein Prozess erstellt wird, kann eine Freigabe gestartet werden und ein Prozessverantwortlicher bekommt eine Benachrichtigung (bzw. eine Aufgabe) mit den benötigten Informationen. Für die Freigabe (Approval Workflow) kann eine Gültigkeit eingestellt werden und nach gewisser Zeit wird für das Diagramm automatisch ein neuer Freigabe-Workflow gestartet (s. Handbuch)

Sie möchten auch Erinnerungen per Email bekommen. Das ist auch mit dem Workflow Accelerator möglich. Sie können eine regelmäßige Aufgabe mit einer Wartezeit einstellen. Sie starten einmalig ein Workflow, die Erinnerung kommt in Form von einer Aufgabe oder einer Email an. Nach erfolgter Durchführung wartet das System eine definierte Zeit ab und startet die Aufgabe und/oder Email neu. Das kann folgendermaßen aussehen:

Wenn es Ihnen noch keine Workflow-Lizenz zur Verfügung steht, fragen Sie bitte Ihren Sales-Ansprechpartner, wie das Upgrade möglich wäre.